Jangan Sampai Salah Ini Dia Tips Jitu Memilih Software Akuntansi yang Tepat
Perkembangan zaman menuntut seluruh manusia untuk mengubah cara hidup yang tradisional menjadi modern dan lebih sederhana. Begitu pula yang terjadi di dunia bisnis, semua pihak didorong untuk bergerak lebih cepat dikarenakan kondisi yang dinamis. Semakin banyak pula bidang usaha yang berlomba-lomba dalam menyempurnakan layanan dan produk. Tak hanya itu, tak sedikit perusahaan mulai berinovasi untuk mengakomodasi kebutuhan customer.
Dewasa ini teknologi yang dinamis mengubah seluruh sistem offline menjadi online. Hal ini tak terkecuali dalam bidang akuntansi. Bisa dilihat dari semakin banyak penyedia aplikasi akuntansi yang menjamur di Indonesia. Mereka memberikan penawaran yang tak kalah menarik membuat perusahaan pengguna bingung untuk memilih software yang tepat. Tapi jangan khawatir, jika Anda bingung menentukan pilihan software mana yang seharusnya digunakan, ada baiknya melihat beberapa tips berikut ini.
Cari Tahu Fitur yang Ditawarkan
Umumnya, software akuntansi offline maupun online memiliki tujuan yang sama, yaitu mempermudah laporan akuntansi. Maka fitur yang ditawarkan kurang lebih hampir sama. Namun setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, untuk itu mereka juga membutuhkan fitur yang berbeda pula.
Kebutuhan ini tentu dilihat tak hanya dari banyaknya laporan yang dilakukan, tapi juga skala dari perusahaan. Misalnya, perusahaan kecil tentunya tidak memerlukan fitur-fitur kompleks. Sedangkan perusahaan yang berada pada level menengah ke besar tentu memerlukan fitur yang lebih lengkap. Jadi pastikan Anda sudah membuat analisis mengenai kebutuhan dari perusahaan Anda.
Tetapi ada beberapa fitur dasar yang seharusnya ada pada software akuntansi:
Berikut adalah fitur yang harus ada dalam software akuntansi Anda.
1. Membuat faktur berulang
2. Perhitungan pajak otomatis
3. Memonitor saldo pelanggan
4. Update laporan terakhir
5. Menyimpan dan meninjau bukti pembayaran dan slip biaya serta kemudahan melihat kategori biaya
6. Melacak penjualan produk
7. Mengelola pelanggan dan pemasok
8. Mengelola aset
9. Melakukan audit atas data yang dimasukkan
Baca juga: Belajar Accounting, Kenali Laporan Arus Kas dan Manfaatnya
Sistem Keamanan dan Backup Data
Software akuntansi bertujuan untuk membantu Anda menginput data secara online. Namun input tak serta merta diciptakan tanpa risiko. Ada kemungkinan di mana ada beberapa pihak-pihak tertentu yang dapat melihat data keuangan perusahaan Anda. Untuk itu, Anda perlu memilah-milah software akuntansi mana yang memiliki keamanan terbaik. Lakukan research secara detail mengenai sistem keamanan software tersebut.
Selain itu, perhatikan juga sistem backup data yang mereka miliki. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, memasukkan data secara online masih memiliki risiko yang harus dicegah. Misalnya saja terjadi error ketika input dikarenakan jaringan internet. Itulah mengapa, sistem backup perlu Anda perhatikan. Pilihlah software akuntansi yang memiliki fasilitas ekspor dan impor yang keluar berupa excel. Dengan begitu, proses pemahaman data keuangan tersebut juga akan lebih mudah.
Antarmuka Pengguna dan Kompleksitas
Tujuan dari diciptakannya sebuah software akuntansi adalah untuk mempermudah pekerjaan Anda, bukanlah mempersulit pekerjaan Anda. Banyak sekali pemilik usaha yang mungkin bukan berlatar belakang bidang akuntansi sehingga mereka harus menggunakan software akuntansi yang memiliki user interface sederhana. Hal ini bertujuan agar mempermudah pemahaman informasi. Dengan demikian jika Anda sudah memiliki akuntan pun mereka akan mudah untuk menggunakan software akuntansi tersebut dan bisa menghemat biaya pelatihan.
Layanan After-Sales atau Customer Support
Usahakan untuk memilih software akuntansi yang menyediakan layanan customer-support setelah pembelian. Hal ini akan mempermudah Anda jika nanti terjadi kesalahan informasi setelah input atau software Anda mendadak tidak dapat digunakan.
Nah itulah beberapa tips yang perlu Anda lakukan dalam memilih software akuntansi. Apapun pilihan software-nya, yang terpenting adalah memastikan bahwa software yang Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan usaha Anda. Jangan sampai uang dan waktu Anda terbuang untuk menjajal software yang tak perlu untuk jalannya usaha Anda.
Dewasa ini teknologi yang dinamis mengubah seluruh sistem offline menjadi online. Hal ini tak terkecuali dalam bidang akuntansi. Bisa dilihat dari semakin banyak penyedia aplikasi akuntansi yang menjamur di Indonesia. Mereka memberikan penawaran yang tak kalah menarik membuat perusahaan pengguna bingung untuk memilih software yang tepat. Tapi jangan khawatir, jika Anda bingung menentukan pilihan software mana yang seharusnya digunakan, ada baiknya melihat beberapa tips berikut ini.
Cari Tahu Fitur yang Ditawarkan
Umumnya, software akuntansi offline maupun online memiliki tujuan yang sama, yaitu mempermudah laporan akuntansi. Maka fitur yang ditawarkan kurang lebih hampir sama. Namun setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, untuk itu mereka juga membutuhkan fitur yang berbeda pula.
Kebutuhan ini tentu dilihat tak hanya dari banyaknya laporan yang dilakukan, tapi juga skala dari perusahaan. Misalnya, perusahaan kecil tentunya tidak memerlukan fitur-fitur kompleks. Sedangkan perusahaan yang berada pada level menengah ke besar tentu memerlukan fitur yang lebih lengkap. Jadi pastikan Anda sudah membuat analisis mengenai kebutuhan dari perusahaan Anda.
Tetapi ada beberapa fitur dasar yang seharusnya ada pada software akuntansi:
Berikut adalah fitur yang harus ada dalam software akuntansi Anda.
1. Membuat faktur berulang
2. Perhitungan pajak otomatis
3. Memonitor saldo pelanggan
4. Update laporan terakhir
5. Menyimpan dan meninjau bukti pembayaran dan slip biaya serta kemudahan melihat kategori biaya
6. Melacak penjualan produk
7. Mengelola pelanggan dan pemasok
8. Mengelola aset
9. Melakukan audit atas data yang dimasukkan
Baca juga: Belajar Accounting, Kenali Laporan Arus Kas dan Manfaatnya
Sistem Keamanan dan Backup Data
Software akuntansi bertujuan untuk membantu Anda menginput data secara online. Namun input tak serta merta diciptakan tanpa risiko. Ada kemungkinan di mana ada beberapa pihak-pihak tertentu yang dapat melihat data keuangan perusahaan Anda. Untuk itu, Anda perlu memilah-milah software akuntansi mana yang memiliki keamanan terbaik. Lakukan research secara detail mengenai sistem keamanan software tersebut.
Selain itu, perhatikan juga sistem backup data yang mereka miliki. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, memasukkan data secara online masih memiliki risiko yang harus dicegah. Misalnya saja terjadi error ketika input dikarenakan jaringan internet. Itulah mengapa, sistem backup perlu Anda perhatikan. Pilihlah software akuntansi yang memiliki fasilitas ekspor dan impor yang keluar berupa excel. Dengan begitu, proses pemahaman data keuangan tersebut juga akan lebih mudah.
Antarmuka Pengguna dan Kompleksitas
Tujuan dari diciptakannya sebuah software akuntansi adalah untuk mempermudah pekerjaan Anda, bukanlah mempersulit pekerjaan Anda. Banyak sekali pemilik usaha yang mungkin bukan berlatar belakang bidang akuntansi sehingga mereka harus menggunakan software akuntansi yang memiliki user interface sederhana. Hal ini bertujuan agar mempermudah pemahaman informasi. Dengan demikian jika Anda sudah memiliki akuntan pun mereka akan mudah untuk menggunakan software akuntansi tersebut dan bisa menghemat biaya pelatihan.
Layanan After-Sales atau Customer Support
Usahakan untuk memilih software akuntansi yang menyediakan layanan customer-support setelah pembelian. Hal ini akan mempermudah Anda jika nanti terjadi kesalahan informasi setelah input atau software Anda mendadak tidak dapat digunakan.
Nah itulah beberapa tips yang perlu Anda lakukan dalam memilih software akuntansi. Apapun pilihan software-nya, yang terpenting adalah memastikan bahwa software yang Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan usaha Anda. Jangan sampai uang dan waktu Anda terbuang untuk menjajal software yang tak perlu untuk jalannya usaha Anda.